Protección y Uso de Datos Personales por Parte de Docuaccess

¿Quién es el responsable del tratamiento de mis datos personales?

Docuaccess, con sede en Quito, parroquia Chimbacalle, en las calles Abel Meléndez y Rio Colambo, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, es el responsable del tratamiento de los datos personales objeto de este instrumento. Se pone a disposición la presente política de protección y uso de datos personales para garantizar tu derecho a la protección de estos.

Este documento será aplicable a todo tratamiento de datos personales de clientes, beneficiarios o terceros con los que Docuaccess establezca o mantenga una relación de oferta o prestación de servicios, entre otras.

¿Cómo recogen mis datos personales?

Los datos que tratará Docuaccess serán los facilitados por el propio cliente para la solicitud de productos y el mantenimiento de la relación contractual, a través de cualquier canal. Obtenemos tus datos generados a consecuencia de dicha relación, así como de bases de datos de acceso público y, en algunos casos, cuando nos son transmitidos por otras empresas con las que colaboramos para la venta de nuestros productos.

Cuando el cliente entregue datos sobre terceros, estos serán tratados dentro de la gestión de la solicitud y para el mantenimiento de la relación contractual cuando esta se inicie. Al aceptar las presentes condiciones sobre el tratamiento de datos personales, consiente este tratamiento, declara que son exactos y que ha informado a estos terceros de su contenido y de los derechos que en materia de protección de datos les asisten. No obstante, Docuaccess pondrá todos sus esfuerzos en actuar debidamente en relación con el tratamiento de dichos terceros.

Además, los datos personales del cliente podrán ser obtenidos a través de terceras fuentes, debidamente legitimadas, como bases de datos de crédito como Equifax, entre otras empresas. En todos los casos, notificamos sobre el origen de los datos de manera oportuna, cumpliendo con la normativa de protección de datos personales.

El cliente reconoce que la información proporcionada es completa, correcta y actualizada. En caso de proporcionar información de terceros, como beneficiarios, reconoce que ha obtenido el consentimiento de estos para compartir sus datos personales y sensibles con el responsable.

¿Qué datos personales están siendo tratados?

Datos Personales No Sensibles

• Datos identificativos: nombres, apellidos, número de cédula, RUC, imagen, número de TAX ID, placa de vehículo, firma digital o física.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, dirección.
• Datos relativos a características personales: sexo, estado civil.
• Datos de circunstancias sociales: características de vivienda, situación familiar, propiedades.
• Datos académicos y profesionales: titulaciones, cargo.
• Datos económicos y financieros: número de tarjeta de crédito/débito, código de seguridad de tarjeta de crédito, declaración de IVA y Renta, ingresos y egresos, estado de cuenta, registros únicos de transferencias.
• Información contractual: datos derivados de los productos y servicios contratados.

Datos Personales Sensibles

• Biométricos: grabación de imagen dentro de los locales.
• Geolocalización: coordenadas de ubicación.
• Hábitos personales: consumo, ingresos y egresos, comportamiento en página web.

Con carácter general, Docuaccess solamente tratará los datos personales de niñas, niños y adolescentes cuando su representante legal haya prestado su consentimiento para dicho tratamiento, sea necesario para la ejecución de los contratos de venta de productos o para el cumplimiento de una obligación legal y/o para la satisfacción de un interés legítimo de Docuaccess.

De acuerdo con la normativa vigente, los adolescentes mayores de quince (15) años y menores de dieciocho (18) años podrán ejercer sus derechos de forma directa ante el responsable de la base de datos personales del tratamiento o ante la Autoridad de Protección de Datos Personales. Para ello, el responsable ha implementado acciones, medidas y previsiones especiales para salvaguardar el derecho a la protección de datos personales de niñas, niños y adolescentes.

¿Cómo y por qué están siendo tratados mis datos personales?

Sobre la Base del Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales

Docuaccess tratará los datos personales con las siguientes finalidades y bases de legitimación:

• Para la formalización, desarrollo y ejecución de la venta de productos. Utilizamos tus datos personales para valorar, seleccionar y establecer los valores de precios con relación a los productos vendidos, así como para la preparación y expedición de cotizaciones, facturas, gestionar pedidos y demás actividades propias de la transacción.
• Para la entrega de producto. Utilizamos tus datos personales para entregar el producto a ti o a un tercero autorizado. La entrega puede ser en alguno de nuestros puntos de venta o en un lugar seleccionado por el cliente.
• Para la realización del proceso de cobro. Utilizamos tus datos personales para informarte sobre el proceso de cobro y contactarte para organizar los pagos. Esto implica utilizar tus datos bancarios o de tarjetas de crédito o débito, el uso de botones de pago, aplicaciones de bancos, pasarelas, entre otros.
• Para la gestión de concursos, ofertas, promociones o eventos especiales. Tratamos tus datos para realizar concursos, que pueden ser físicos, a través de sitios web, redes sociales, entre otros. Utilizamos tus datos para el registro, participación, ejecución de sorteos y entrega de premios.

Sobre la Base del Cumplimiento de una Obligación Legal Aplicable a Docuaccess

Para cumplir con obligaciones legales, utilizamos datos personales de los clientes para cumplir con normativas relativas a leyes tributarias, código de comercio, ley de compañías y la normativa en materia de protección de datos personales vigente.

Sobre la Base del Consentimiento Libre, Informado, Inequívoco y Específico

• Para el análisis de datos y la elaboración de perfiles. Tratamos los datos personales del cliente con el objetivo de que su experiencia de compra esté lo más orientada posible hacia él. Esto incluye el análisis de comportamiento de compra y análisis de riesgo para la empresa.
• Para el envío de comunicaciones comerciales. Tratamos tus datos personales para informarte y asesorarte de forma personalizada sobre productos y servicios de Docuaccess, incluyendo el envío de comunicaciones comerciales por cualquier canal, conforme a la normativa aplicable.
• Para ceder tus datos personales a empresas vinculadas. Podremos ceder tus datos personales a empresas del grupo empresarial o con las que tengamos vínculos de colaboración para el envío de comunicaciones comerciales.
• Para ceder datos personales a terceras empresas. Podremos ceder tus datos personales a entidades con las que establezcamos vínculos de colaboración, cooperación, alianzas estratégicas o sociedades comerciales.

Sobre la Base del Interés Legítimo

• Para garantizar la seguridad de los servicios de la web. Tratamos tus datos personales para garantizar la seguridad de la información y de la red, así como su normal funcionamiento.
• Para la mejora continua de servicios y productos. Tratamos tus datos personales para la mejora de la funcionalidad de nuestros servicios, nuestra operatividad como organización y el análisis para el diseño de nuestra estrategia de negocio.

Sobre la Base del Interés Público

• Para videovigilancia. Contamos con cámaras de seguridad en nuestros locales y plantas para asegurar la seguridad y control de nuestros clientes y personal.

¿Quiénes pueden acceder a mis datos personales?

Docuaccess únicamente compartirá con terceros los datos personales si existe un fundamento jurídico para ello o si nos has otorgado tu consentimiento. Se entenderá que existe un fundamento jurídico para realizar tales comunicaciones cuando una norma jurídica obligue a la comunicación o esta resulte necesaria para la prestación del servicio contratado.

Destinatarios

• Entidades del sector público competentes y autoridades de control. Superintendencia de Compañías, Unidad de Análisis Financiero y Económico, Servicio de Rentas Internas, Jueces y Tribunales, Fiscalía General del Estado, Policía Nacional, Superintendencia de Protección de Datos, entre otras.
• Auditores externos. En cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Prestadores de servicios de pago. Proveedores de servicios tecnológicos relacionados que pueden estar obligados a facilitar información sobre transacciones dinerarias.
• Gestores de concursos y campañas de marketing. Consultoras de mercadeo.
• Empresas del grupo empresarial.

Si compartimos tu información personal, nos aseguraremos de que exista la protección adecuada conforme a las leyes de protección de datos.

Docuaccess utiliza los servicios de terceras empresas para prestar los servicios contratados por el cliente. Dichas empresas proveedoras podrán clasificarse en las siguientes categorías: proveedores de servicios tecnológicos e informáticos, empresas de seguridad, empresas de mensajería, servicios de transporte, empresas de gestión y mantenimiento de sistemas, infraestructuras e inmuebles, servicios logísticos, servicios de tasación, servicios de gestión de cobro y recuperación de cartera, proveedores de servicio de medios de pago, servicios de facturación electrónica, entidades bancarias o financieras, servicios de asesoramiento jurídico y tributario, agencias de publicidad y de servicios de marketing y comunicación.

Si bien procesamos tus datos principalmente dentro de Ecuador, en algunas situaciones remitiremos tus datos personales a proveedores de servicios con sede en otros países. Toda transferencia de tus datos personales fuera del Ecuador se realizará conforme a la normativa vigente y a las disposiciones de la Superintendencia de Protección de Datos.

¿Qué derechos tengo sobre mis datos personales y cómo puedo ejercerlos?

El cliente podrá ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales:

• Acceso: Obtener más detalles sobre el uso de sus datos.
• Rectificación: Actualizar o rectificar cualquier inexactitud en los datos personales.
• Supresión: Eliminar datos personales que ya no tengan justificación para ser tratados.
• Oposición: Negarse al tratamiento de sus datos personales para ciertos fines.
• Limitación: Restringir el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias.
• Portabilidad: Obtener una copia de sus datos personales en un formato estructurado y de uso común.

Para ejercer estos derechos, puedes dirigirte al responsable del tratamiento de datos personales mediante el siguiente procedimiento: [Incluir procedimiento y datos de contacto]. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales si consideras que tus derechos han sido vulnerados.

¿Cuánto tiempo conservan mis datos personales?

Los datos personales serán tratados y conservados mientras se mantenga la relación contractual y comercial. Posteriormente, los datos serán conservados bloqueados durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables, para la atención de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y para cumplir con las obligaciones de información a la Autoridad de Protección de Datos Personales.

Los datos personales proporcionados con el consentimiento del cliente para fines de marketing se conservarán mientras no se retire dicho consentimiento.

Modificaciones a la Política de Privacidad

Docuaccess se reserva el derecho de modificar la presente Política de Privacidad para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a prácticas de la industria. En tales casos, Docuaccess anunciará en esta página los cambios introducidos con antelación razonable a su puesta en práctica.

Contacto

Para cualquier consulta, comentario o solicitud relacionada con esta Política de Privacidad, por favor contacta con nosotros a través de www.docuaccess.com.

Fecha de la última actualización: mayo 2023